Để mở một quán cafe và phát triển thành công không hề dễ. Đặc biệt, ở thời điểm hiện tại kinh doanh quán cafe gặp muôn vàn khó khăn & phải cạnh tranh với rất nhiều đối thủ trong ngành. Chính vì thế bạn cần có cách quản lý quán cafe hiệu quả, để duy trì hoạt động kinh doanh, có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Sau đây, Nội Thất ATPlus chia sẻ một vài cách quản lý quán cà phê hiệu quả. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn!

Cách quản lý quán cafe hiệu quả
Cách quản lý quán cafe hiệu quả

1. Quản lý tài chính quán cafe

Kinh doanh quán cafe hay bất kỳ hình thức nào khác, tài chính là huyết mạch đo lường sự thành công. Để quản lý tài chính hiệu quả bạn nên chú ý cân đối các quản thu – chi hàng ngày, tổng hợp theo tháng – quý – năm. Từ đó, nắm bắt tình hình hoạt động, đưa ra cách quản lý tài chính cho mô hình kinh doanh quán cà phê hiệu quả.

Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Quản lý thu

Nguồn thu chủ yếu của quán cafe đến từ việc bán đồ uống, cà phê. Bên cạnh đó, còn có các hình thức đi kèm khác như bán bình nước, quà lưu niệm… Để quản lý các khoản thu hiệu quả, nên sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê hỗ trợ tính toán – kiểm soát hóa đơn, kho, báo cáo tổng hợp cuối ngày… Ngoài ra, nên lắp đặt camera an ninh để giám sát hoạt động thu ngân và chống trộm cắp. Áp dụng các biện pháp này, nhằm mục đích tránh trường hợp không muốn xảy ra:

  • Nhân viên thu ngân không trung thực.
  • Thu nhầm tiền, trả lại tiền thừa không đúng.
  • Order & in hóa đơn nhầm.
  • Thất lạc giấy order, ghi chép sai.

Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Quản lý chi 

Các khoản chi phí hoạt động quán cafe cũng phải được kiểm soát chặt chẽ:

  • Tính toán các khoản chi kỹ lưỡng.
  • Không nên chi vượt quá phần lợi nhuận kiếm được và để dành nguồn vốn cố định xử lý các vấn đề tài chính phát sinh.
  • Đối chiếu thu chi cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng để điều chỉnh các khoản chi hợp lý.

Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế quán cafe mới nhất

2. Quản lý nhân sự

Thái độ phục vụ của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng và hình ảnh của quán cafe. Chính vì thế, trong cách quản lý quán cafe hiệu quả, luôn đề cao hoạt động quản lý nhân viên. Nên xây dựng nội quy chi tiết cho từng bộ phận, áp dụng các chính sách khen thưởng – xử phạt đúng quy định

Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Song song với đó, nên tổ chức các buổi training về nghiệp vụ, chuyên môn nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và cổ vũ tinh thần nhân viên, và đừng quên lắng nghe ý kiến của khách hàng, về chất lượng dịch vụ để cải thiện bạn nhé!

3. Quản lý nguyên vật liệu quán

Quản lý nguyên vật liệu không tốt sẽ dẫn đến những tình trạng như:

  • Thiếu nguyên liệu để pha chế cho cho khách hàng, khi họ gọi nước, ảnh hưởng đến uy tín của quán.
  • Định lượng các nguyên liệu tươi dư thừa gây lãng phí.
  • Bảo quản nguyên liệu không tốt làm giảm chất lượng nước, tốn kém…
  • Pha chế không định lượng nguyên liệu đúng, ảnh hưởng chất lượng nước…

Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Vì thế, cần có cách quản lý với nguồn nguyên vật liệu được kiểm soát về chất lượng, số lượng. Có thể áp dụng một số cách như: Xây dựng công thức pha chế chuẩn, kiểm tra, lên danh sách nguyên vật liệu còn, thiếu, hư hỏng cuối ngày…

4. Quản lý menu quán cafe

Quản lý menu cũng là một trong các cách quản lý quán cafe hiệu quả. Kinh doanh lĩnh vực F&B nói chung và quán cafe nói riêng, đã quá quen với việc hàng ngày có hàng tá các món mới xuất hiện. Vì thế, bạn cần cập nhật thường xuyên các thức uống hot trend, làm đa dạng thêm lựa chọn cho khách hàng. Bên cạnh đó, việc phát triển món đồ uống đặc trưng không quán nào có được, sẽ để lại ấn tượng trong lòng khách hàng.

Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Xem thêm: Cần bao nhiêu vốn đầu tư để mở quán cafe?

5. Cách quản lý hiệu quả với phần mềm quản lý

Ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe mang đến nhiều lợi ích:

  • Đơn giản, dễ dùng, tương thích với nhiều loại thiết bị kết nối internet (máy tính bàn, laptop, điện thoại)
  • Order nhanh chóng, tính tiền chính xác, in hóa đơn dễ dàng.
  • Hỗ trợ báo cáo tình hình kinh doanh.
  • Quản lý quán cafe từ xa.
  • Hỗ trợ quản lý thu – chi, hàng tồn kho, mua bán nguyên vật liệu…
  • Tránh tình trạng order nhầm bàn, hạn chế thu tiền nhầm, trả lại tiền thừa không đúng…

Cách quản lý quán cafe hiệu quả

6. Kinh nghiệm & cách quản lý quán cafe hiệu quả hay

Sau đây là một số kinh nghiệm & cách quản lý quán cafe hay, được trích ra từ tài liệu quản lý quán cà phê được các nhà kinh doanh thành công chia sẻ. Tuy chỉ là tips nhỏ nhưng nếu áp dụng thường xuyên, sẽ để lại ấn tượng mạnh cho khách hàng, làm cho họ nhớ đến và quay trở lại quán.

  • Phục vụ thêm nước mát, trà trong lúc khách hàng chờ đợi.
  • Kiên nhẫn đợi khách order.
  • Nhớ tên khách hàng thân thiết và các món nước uống yêu thích của họ. Nếu được, nên nhớ thêm thói quen gọi nước của khách (ít ngọt, không đá,…)
  • Có các chương trình khuyến mãi cho khách hàng thân quen, khách hàng mới. Giảm giá các ngày đặc biệt như 8-3; 20-11;…

Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Nội Thất ATPlus hy vọng qua bài viết này, bạn có thể biết được quản lý quán cafe cần làm những gì? Và có thêm các cách quản lý quán cafe hiệu quả hay áp dụng cho mô hình kinh doanh của mình. Nếu bạn đang tìm một đơn vị tư vấn thiết kế và thi công nội thất với giá cả phải chăng, hãy liên hệ với Nội Thất ATPlus ngay để được hỗ trợ và báo giá nhé!

Xem thêm:

>>> Mẫu thiết kế quán cafe sân vườn đẹp

>>> Phong thuỷ trong thiết kế quán cafe hút khách

>>> Thiết kế trang trí quán cafe văn phòng đẹp

>>> Những khó khăn khi mở quán cafe bạn cần biết

>>> Sai lầm cơ bản cần tránh khi mở quán cafe

>>> Vật liệu thường dùng trong thiết kế quán cafe